Projekty każdej wielkości borykają się z przytłaczającą ilością dokumentacji budowlanej - formularze, umowy, raporty, plany, pozwolenia – ta lista nie ma końca. Przykładowo: wyszukiwanie dokumentów pochłania około 35% czasu wszystkich specjalistów z branży budowlanej, a badania pokazują, że nieoptymalne działania tego typu kosztują branżę budowlaną ponad 175 miliardów dolarów kosztów pracy rocznie.
Na szczęście istnieje kilka narzędzi, które mogą pomóc w kontroli dokumentów.
Czego należy szukać w systemie zarządzania dokumentami
Nie wszystkie systemy zarządzania dokumentami są takie same. Jeśli chcesz usprawnić swoje procesy i lepiej radzić sobie z papierkową robotą związaną z projektem, zwróć uwagę na następujące funkcje i możliwości:
- Wspólne środowisko danych (CDE)
CDE służy jako centralny, oparty na chmurze system, który umożliwia gromadzenie, przechowywanie, zarządzanie i rozpowszechnianie dokumentów budowlanych w całym cyklu życia projektu. Posiadanie CDE jest bardzo korzystne, biorąc pod uwagę, że projekty budowlane są wieloetapowe, a zespoły muszą stale pozostawać w zgodzie.
Gdy wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, zainteresowane strony mają dostęp do informacji potrzebnych do szybkiego wykonania projektu, dzięki czemu projekt może być realizowany terminowo.
- Zaawansowane wyszukiwanie
System zarządzania dokumentami musi ułatwiać wyszukiwanie informacji. Oprócz funkcji przechowywania i organizacji, wybrane rozwiązanie powinno oferować rozbudowane funkcje wyszukiwania, aby użytkownicy mogli szybko znaleźć potrzebne im dane i dokumenty.
Idealne rozwiązanie powinno posiadać funkcje takie jak: optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) - technologię, która przekształca tekst pisany na maszynie, ręcznie lub drukowany w tekst zakodowany maszynowo. System wyposażony w OCR może skanować dokumenty, arkusze, tagi i modele, co ułatwia przeszukiwanie różnych dokumentów i typów plików.
- Automatyzacja i AI (sztuczna inteligencja)
Nie bez powodu tradycyjne zarządzanie dokumentami zajmuje tyle czasu: trzeba wykonać wiele czynności - w tym załadować, nazwać, oznaczyć i uporządkować pliki.
W niektórych przypadkach interesariusze muszą również przejrzeć i zatwierdzić dokumentację. Wykonywanie tych zadań ręcznie nie tylko pochłania cenny czas zespołu, ale także wprowadza pole dla ludzkich błędów.
Dlatego należy wybrać system, który w inteligentny sposób zautomatyzuje żmudne zadania związane z zarządzaniem dokumentami. Na przykład, niektóre rozwiązania mogą automatycznie oznaczać zdjęcia, ułatwiając ich pozyskiwanie, porządkowanie oraz wydobywanie.
- Aplikacje mobilne
Projekty budowlane są niezwykle dynamiczne, często wymagają od niektórych członków zespołu pracy w ruchu lub przemieszczania się między biurem a terenem.
W związku z tym potrzebne jest rozwiązanie przyjazne dla urządzeń mobilnych, które dotrzyma Ci kroku. W ten sposób wszystkie potrzebne dokumenty masz w kieszeni i możesz je pobrać bez względu na to, gdzie jesteś, zamiast zmuszać się do powrotu do biura lub przyczepy w celu znalezienia komputera.
- Elastyczne poziomy uprawnień
Uprawnienia i dostęp do danych powinny być traktowane indywidualnie. Niektóre materiały muszą pozostać poufne, podczas gdy inne dokumenty powinny być udostępnione szerszemu zespołowi.
W tym celu warto wybrać platformę do zarządzania dokumentami, która pozwoli zachować idealną równowagę między bezpieczeństwem danych a ich dostępnością. Wybierz rozwiązanie, które oferuje elastyczną kontrolę, dzięki czemu możesz przyznawać i ograniczać dostęp do poszczególnych osób lub w oparciu o rolę i obowiązki każdego członka zespołu.
- Możliwości integracji
Dobrze jest używać wielu aplikacji do zarządzania dokumentami, jeśli tylko aplikacje te integrują się ze sobą. Niezależnie od tego, jakie rozwiązania wybierzesz, upewnij się, że systemy mogą się płynnie łączyć, a dane przepływają między nimi automatycznie.
W ten sposób można zachować synchronizację dokumentów, zamiast zajmować się duplikatami i nieaktualnymi informacjami.
Kontroluj swoje dokumenty
To, że projekty wymagają dużej ilości dokumentacji, nie oznacza, że musisz zakopać się pod górą cyfrowych papierów. Dzięki zastosowaniu solidnych rozwiązań, możesz pozostać zorganizowany, szybciej znaleźć potrzebne informacje, a w efekcie osiągnąć szybszy postęp w realizacji projektów.
Gotowy na lepszą kontrolę dokumentów budowlanych? Poznaj dostępne na rynku rozwiązania do zarządzania dokumentacją budowlaną, pobierając broszurę poniżej.